Menjalankan BSC Dan OKR Secara Paralel

Saat ini sedang populer penggunaan metode manajemen dalam mencapai tujuan strategis perusahaan atau yang disebut dengan Objective and Key Results (OKRs). OKRs merupakan metode manajemen yang dikembangkan oleh Andy Grove dari Intel Corp pada tahun 1969an. OKRs kemudian diperkenalkan kepada Google oleh John Doerr, seorang venture capital pada awal berdirinya Google. OKRs menjadi populer belakangan ini sejak diperkenalkan di media sosial dan disusul dengan penerbitan buku-buku tentang OKRs. Saat ini, OKRs digunakan oleh Google, Facebook, Spotify dan perusahaan-perusahaan berbasis teknologi lainnya. Namun OKRs saat ini, juga sudah banyak dipergunakan oleh perusahaan korporasi besar global lainnya, seperti Nike, ING, Sears, Xiaomi, dll.

baca juga, Kenari Djaja Bidik Peluang di Tengah Tekanan Perang Dagang

Balanced Scorecard (BSC) merupakan alat manajemen dalam menterjemahkan dan eksekusi strategi yang dikembangkan oleh Robert S. Kaplan & David P. Norton pada awal tahun 1990-an. BSC menjadi kerangka manajemen yang sangat populer dan banyak dipergunakan oleh perusahaan-perusahaan besar di dunia, termasuk di Indonesia.

Konsep BSC. Terdiri dari 4 perspektif, yaitu : Perspektif Financial, Customer, Internal Business Process dan Learning & Growth. Komponen BSC terdiri dari Strategy Map dan Scorecard yang berisikan, Strategic Objective, Key Performance Indicator/KPI, Target serta Strategic Initiative/Action plan. Dalam perkembangannya, BSC saat ini diidentikkan dengan penggunaan KPI.

Baik BSC dan OKRs telah diakui oleh kalangan dunia usaha merupakan kerangka manajemen yang telah membantu perusahaan berkembang dan bertumbuh besar. Namun perubahan lingkungan saat ini menuntut perusahaan untuk menjalankan sistem manajemen yang mampu mengembangkan agility, alignment dan engagement karyawan, hal ini merupakan kekuatan dari OKRs. Untuk itu, Artikel ini ditulis guna memberikan pedoman kepada perusahaan yang sudah menjalankan BSC dan ingin mengimplementasikan OKRs yang sedang populer saat ini.

MEMAHAMI KARAKTERISTIK KPI DAN OKRS

Saat ini, OKRs sering disamakan dengan KPI. Sehingga implementasi OKRs yang dilakukan perusahaan sering tidak sesuai dengan yang diinginkan. Hal ini bisa dimaklumi, karena OKRs dan KPI memiliki karakteristik yang memiliki persamaan dan perbedaan, karena itu, perusahaan perlu memahami karakteristik BSC dengan KPI ini. Secara umum, persamaan KPI dan OKRs adalah fungsinya yang digunakan untuk mengukur keberhasilan pencapaian suatu sasaran/ tujuan perusahaan.

Namun yang penting adalah memahami perbedaan yang spesifik dari OKRs dan KPI ketika kita ingin menjalankan OKRs. Karakteristik OKRs yang penting dan secara fundamental berbeda dengan KPI adalah :

• Periode Objective dalam OKRsditetapkan biasanya setiap 3 bulan sekali/Kuartalan, Sementara penetapan KPI dilakukan secara tahunan

• Target KRs adalah target yang ambisius, atau stretch dimana keyakinan untuk mencapai target tersebut hanya sekitar 30 – 50 %, karena itu, OKRs tidak bisa diterapkan di semua bagian, khususnya fungsi yang berjalan seperti Business as Usual/BAU. Sementara KPI, dipergunakan untuk indikator yang sifatnya health metric atau target yang stabil dalam kurun waktu setahun/lebih.

• Irama review atau cadence, yaitu rapat untuk memonitor progres pencapaian Key Results (KRs) yang biasanya dilakukan secara mingguan.

• Jumlah OKRs dibatasi maksimal 3 di level perusahaan, dengan 3 – 5 objective di level tim. Sementara objective dalam BSC mencapai antara 12 – 15 SO.

• OKRs tidak dikaitkan langsung dengan sistem performance review perusahaan. Pemberian insentif dibolehkan dalam OKRs dan dilakukan secara periodik di dalam tim OKRs tersebut untuk mendorong motivasi tim.

Berdasarkan pemahaman karakteristik
di atas, maka bisa di rekomendasikan 2
model implementasi BSC/OKRs :

1. Pemakaian BSC/KPI dan OKRs secara paralel, dengan melakukan pemisahan berdasarkan karakteristik objective yang akan dicapai.

2. Implementasi OKRs secara penuh.

MENETAPKAN OBJECTIVE SEBAGAI BSC ATAU OKRS

Menjalankan BSC dengan OKRs sebenarnya mempunyai komplimenter efek, dimana BSC sebagai metode manajemen yang sangat komprehensif, akan menambahkan aspek strategic dalam penerapan OKRs. Hal ini disebabkan karena perusahaan yang menerapkan OKRs umumnya menetapkan Objective secara periodik tanpa mengkaitkan Objective strategis secara jangka panjang.

Penulis membuat tabel guna mengategorikan objective strategic yang ditetapkan sebagai KPI atau OKRs, sebagai berikut :

Tabel 1. Mendefinisikan Objective Strategis sebagai OKRs atau KPI

Catatan :
• Stretch : Yaitu target yang ambisius sehingga keyakinan untuk dapat mencapainya sekitar 30 – 50 % saja.

• Periodik : Yaitu Objective yang bisa di pecah dalam periode waktu kuartalan, dan bukan sasaran yang tahunan.

• Progresif : Pencapaian Objective per kuartal bisa meningkat secara progresif.

Dengan tabel ini, perusahaan dapat menggolongkan suatu Objective sebagai KPI atau OKRs. Untuk selanjutnya, OKRs leader bersama tim akan mempertajam dan menjalankan Objective sesuai kaidah OKRs yang seharusnya.

Untuk perusahaan yang menjalankan OKRs secara penuh, prinsip menjalankan OKRs dan KPI/health metric secara paralel harus tetap diperhatikan. Dalam bukunya, Radical Focus, Christina Wodtke membagi OKRs dan Health Metrics, yang mana dalam review, pemantauan pencapaian KRs dilakukan secara bersamaan dengan pemantauan hasil Health Metric, yaitu metrics yang selalu harus hijau.

Pemahaman konsep BSC dan OKRs secara tepat dan baik, dalam pelaksanaannya akan mampu menciptakan efek komplementer yang pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja perusahaan, serta meningkatkan agility, alignment dan engagement perusahaan, yang merupakan keunggulan OKRs, dan yang sangat diperlukan perusahaan saat ini dalam menghadapi perubahan kondisi lingkungan yang dinamis saat ini (VUCA world).